Comunicação interna: o que é e como melhorar

Já é de conhecimento comum que uma boa comunicação é essencial para o bom funcionamento e sucesso de um negócio. Mas, o que vem primeiramente à mente das pessoas é a comunicação externa e não a interna.

Tão importante quanto saber divulgar corretamente o seu produto para seus clientes, é manter os seus funcionários bem informados sobre o que acontece dentro da empresa. É aí que entra a comunicação interna.

Uma boa comunicação interna pode melhorar diversos aspectos da sua empresa e impulsionar o atingimento de metas.

Para saber mais sobre comunicação interna e como melhorar a do seu negócio, continue lendo este artigo e descubra mais.

O que é comunicação interna?

Comunicação interna é uma estratégia de criação de relacionamento com os colaboradores, através do compartilhamento de informações sobre a empresa. Vários canais podem ser usados para este objetivo.

Além de informações estratégicas sobre o que está acontecendo dentro da empresa, é importante fomentar a cultura, os valores e posicionamento da marca e motivar os colaboradores.

A comunicação interna pode acontecer de forma vertical, entre as lideranças, ou de forma horizontal, entre cargos e setores diferentes da empresa.

Uma boa comunicação traz uma sensação de transparência, confiança e pertencimento para que os colaboradores se sintam cada vez mais parte do seu local de trabalho.

Objetivos da comunicação interna

A comunicação interna tem por objetivo trazer mais transparência para os processos de maneira geral, desde auxiliar na transmissão de conhecimentos entre setores e funcionários, até divulgar as ações da empresa

No fim das contas, trata-se de engajar a equipe, fortalecer o cumprimento de normas, até promover a cultura da marca. Tudo isso contribui para a criação de um ambiente de trabalho mais coeso, funcional e agradável para todos.

Importância da comunicação interna

A importância da comunicação interna vai muito além do que somente a mera transmissão de informações. 

A comunicação interna estimula a interação entre as pessoas e, consequentemente, há uma melhora no engajamento, na integração e na cooperação entre departamentos diferentes.

Pessoas que se sentem atualizadas e parte do seu ambiente de trabalho tendem a se sentir mais realizadas profissionalmente. Consequentemente, o clima organizacional se torna mais saudável para todos.

Ao saberem do que está acontecendo na empresa, é possível obter sugestões para a solução de problemas, estimular a criatividade e uma cultura de inovação.

A produtividade também é impactada, ao passo que os colaboradores começam a entender a situação atual da empresa, suas metas, a importância e o impacto que seu trabalho tem nos resultados como um todo.

Desinformação, boatos e fofocas deixam de ter espaço num ambiente que tem uma comunicação interna clara e assertiva, porque tudo isso é fruto de uma comunicação mal feita.

Quando uma crise se instala, uma boa comunicação interna pode ajudar a solucioná-la e os colaboradores terão um sentimento de união ao saber das dificuldades enfrentadas. É possível que aumente até o engajamento para o enfrentamento destes obstáculos.

Comunicação interna x endomarketing

São dois termos cuja definição pode ser similar, mas agora você vai entender de uma vez por todas em que ela se difere.

Tanto comunicação interna quanto endomarketing tratam de comunicação, mas com objetivos diferentes. 

Comunicação interna foca mais na transmissão de informações estratégicas para a empresa, já endomarketing é uma ferramenta de marketing que visa transformar os colaboradores em fãs da marca.

Basicamente, a comunicação interna informa sobre o que está acontecendo, enquanto o endomarketing dita como essa informação chegará ao seu destinatário. 

As duas ações devem ocorrer juntas, porque uma contribui para o sucesso da outra, de forma que, um colaborador bem informado certamente irá se sentir mais integrado à empresa .

Principais ferramentas de comunicação interna

Existem diversas opções de ferramentas para você escolher. O mais importante é que você analise o seu público e veja qual delas se adequa melhor à realidade da sua empresa e às necessidades dos seus funcionários.

Intranet

Intranet é uma rede corporativa de acesso restrito aos funcionários de uma empresa. A vantagem desta ferramenta é a padronização e fácil acesso de todos os colaboradores.

Além disso, é possível personalizá-la de acordo com o branding e a identidade visual da marca, o que fortalece mais a cultura organizacional.

Email

Talvez uma das redes mais utilizadas no mundo corporativo atualmente. Com ele, você consegue transmitir e receber informações facilmente, agendar reuniões, divulgar novidades da empresa, entre outros.

Outra vantagem é o registro das informações. Tudo o que for passado e repassado por email ficará registrado na sua caixa de entrada e de enviados, permitindo uma maior segurança, principalmente em caso de crises e/ou equívocos cometidos pela equipe.

Rede social corporativa

As redes sociais oferecem diversas ferramentas de comunicação fáceis e baratas de utilizar, então, por que não aproveitar e utilizá-las corporativamente?

Caso você esteja preocupado com as possíveis distrações que as redes sociais trazem, vale a pena checar outras opções, como as redes sociais corporativas (RSC), que vão atendê-lo da mesma forma, porém, com menos distrações.

Reuniões

Apesar de a pandemia ter modificado o modelo de trabalho de muitas empresas, as reuniões presenciais ainda são muito úteis para evitar ruídos na comunicação. 

Por isso, aproveite esta ferramenta para promover um maior alinhamento entre a sua equipe. Só cuidado com excessos, para não tomar muito tempo produtivo, que pode ser prejudicial.

Entretanto, se o home office é uma realidade para a sua empresa, vale apostar em reuniões por videoconferência, os benefícios são os mesmo de uma reunião presencial, com o adicional de trazer maior comodidade para todos.

Para as duas, a regra é clara: verifique sempre se a pauta da reunião necessita desse investimento de tempo produtivo ou se pode ter as informações repassadas por outro meio, como um email, por exemplo. Otimizar o tempo de todos é essencial.

Mural

Um mural é o lugar perfeito para deixar metas, gamificações e as estratégias da empresa à vista de todos para promover a motivação dos funcionários.

Mas não só para isso, o mural pode ser um local para deixar bilhetes e outras informações importantes para toda a empresa.

Um ponto de atenção dessa ferramenta é que os textos devem ter textos curtos, com linguagem simples e formatados de maneira chamativa, para estimular as pessoas a sempre consultar o mural para ver as novidades. Além disso, deve ser colocado num local estratégico e visível.

Algumas empresas optam por opções digitais de murais e nesse caso, cabe a você avaliar qual modelo suprirá melhor as suas necessidades e/ou qual formato trará maior engajamento da sua equipe.

Manual do colaborador

Esta ferramenta com toda a certeza é indispensável para facilitar a adaptação de novos funcionários, onde eles podem consultar informações importantes sobre a empresa e a sua cultura.

Newsletter

Uma newsletter é quase uma revista virtual, que os colaboradores recebem por email. Nela, podem ser divulgadas informações importantes e também é um espaço perfeito para promover a valorização dos funcionários e reforçar a cultura.

Displays

São telas digitais onde são disponibilizadas, de forma mais lúdica, informações relevantes, como divulgação de campanhas internas, notícias sobre a área, resultados, ações de promoção de bem estar para os colaboradores, entre outros.

Caixa de sugestões

Esta é uma opção ótima para obter feedbacks, principalmente de colaboradores mais tímidos ou que tenham receio de falar diretamente com as suas lideranças.

Como melhorar a comunicação interna da sua empresa?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre comunicação interna e seus benefícios, conheça 7 dicas práticas para você aplicar no dia a dia da sua empresa.

1. Conheça bem a sua empresa

Para saber qual a melhor estratégia, ferramenta ou ação, você primeiro precisa entender bem a construção de marca, valores, posicionamento e metas da empresa, a situação em que ela se encontra, suas dores e conhecer muito bem os seus funcionários.

Caso contrário, uma estratégia muito bem elaborada pode não funcionar por não ir a fundo nas suas dores e necessidades.

Por isso, estude muito o branding da marca, como a comunicação está sendo feita, realize pesquisas com seus colaboradores e faça um diagnóstico da situação atual. A partir daí, elabore estratégias para melhorar a sua comunicação interna.

2. Deixe claro a função de cada canal

Nem todos os canais de comunicação precisam ter os mesmos objetivos. Às vezes, vale a pena segmentá-los, por exemplo: uma rede social pode ser usada para momentos de descontração, o email para comunicados oficiais, o mural para divulgar eventos, etc.

Sempre vale a pena testar qual funciona melhor para cada função de acordo com o que a sua empresa precisa e deseja.

E é claro, para funcionar, transparência é a primeira palavra. Deixe muito claro qual canal serve para o que, para que as conversas não se misturem e um comunicado sério vá parar num canal de descontração, por exemplo.

Elaborar um planejamento para cada canal também pode auxiliar no caso de você estar precisando solucionar alguma dor.

3. Comunicação acessível

É muito importante prestar atenção na linguagem utilizada em cada situação para que todos consigam receber a mensagem sem ruídos. 

Algo que pode impactar muito é o uso de termos técnicos, que pessoas de outra área podem não entender. Por isso, preze ao máximo pela clareza e acessibilidade da linguagem utilizada nos comunicados.

Estude o público de cada mensagem para entender como ela deve ser escrita ou falada, qual seria o melhor canal para transmiti-la, entre outros.

Além disso, esteja sempre aberto a explicar melhor, caso haja algum ruído. O importante no final das contas é ser entendido.

Ações de acessibilidade também são sempre bem vindas: legendas, ampliação de texto, linguagem de sinais, uso de áudio e vídeo, entre outros. 

Além disso, é importante educar toda a empresa sobre a importância do uso de acessibilidade para a inclusão das pessoas com deficiência (PcD).

4. Transparência

Mantenha sempre os seus funcionários atualizados sobre o que está acontecendo na empresa, sejam essas notícias boas ou ruins. 

É muito melhor que eles saibam pela empresa do que por fontes externas, que podem distorcer as informações ou não explicar todos os detalhes envolvidos. 

Transparência fortalece a conexão dos colaboradores com a empresa e é a chance de obter feedbacks e ideias para a resolução de quaisquer problemas.

5. Reconhecimento

A comunicação interna também é uma excelente ferramenta para ser utilizada para reconhecer os colaboradores que estão fazendo um bom trabalho e contribuindo para o atingimento das metas.

Isso fomenta e melhora o clima organizacional e motiva toda a empresa a continuar trabalhando. 

6. Integrações

Para que a empresa trabalhe unida, é preciso criar momentos de integração e descontração, para que todos se conheçam melhor. 

Isso pode ser feito através de festas, happy hours, eventos, comemorações por metas batidas, entre outros. A estrutura física da empresa pode facilitar as integrações, como a existência de um espaço comum para tomar um café durante o intervalo, por exemplo.

7. Ofereça um programa de lealdade

Utilize um programa de lealdade como um canal de comunicação interna. A empresa pode usar banners para comunicar eventos e notícias, notificações push para disponibilizar avisos, usar menus personalizados para colocar links externos, links de pesquisa de clima organizacional, premiações internas, entre outros.

Além disso, é uma forma de fomentar um bom clima organizacional, por meio de oferecimento de benefícios, como descontos de parceiros, vales, auxílios, entre outros. 

Dentre eles, um programa de lealdade será sempre uma excelente opção por oferecer diferentes opções para cada colaborador com um baixo custo por pessoa, de acordo com as necessidades da sua empresa.
Entender como a lealdade pode melhorar o clima organizacional da sua empresa é o primeiro passo dessa jornada. Com isso, nós podemos te ajudar! Acesse o nosso material gratuito “Programa de Lealdade: criando uma comunidade em torno da sua marca” e entenda como essa estratégia pode ser aplicada.