Entenda como definir os melhores canais de comunicação interna

Não importa se uma empresa tem 10 ou 1.000 colaboradores. Ela precisa adotar canais de comunicação interna para favorecer a interação entre os times e facilitar a troca de informações importantes no dia a dia.

Atualmente, existe uma grande divisão de trabalho dentro das organizações, mas cada um dos setores influencia no resultado dos demais. Por isso, é muito importante que exista um alinhamento entre as equipes, para que o resultado final seja o melhor possível.

Sendo assim, é essencial evitar falhas na comunicação, e há diferentes ferramentas e recursos que podem ser utilizados para otimizar o processo comunicativo no seu negócio também. Neste artigo apresentamos algumas ideias para que você possa escolher o ideal para o seu time. Confira!

O que é comunicação interna?

A comunicação interna de uma empresa consiste no compartilhamento de dados, informações e mensagens entre profissionais que integram o mesmo time ou que fazem parte de determinados projetos e processos dentro da organização.

Em resumo, é o conjunto de ferramentas, recursos e estratégias adotados para que os profissionais consigam conversar entre si. Também para que possam encaminhar ideias, dividir documentos e até mesmo esclarecer dúvidas ou dar feedbacks uns para os outros, de modo que exista uma interação constante.

Canal de comunicação interna: quais usar na sua empresa?

Para que os profissionais e as equipes mantenham contato uns com os outros, não é preciso que a conversa aconteça de uma forma direta. Na verdade, essa prática seria inviável e pouco produtiva, principalmente nas empresas de maior porte. O ideal é adotar canais de comunicação interna para possibilitar e facilitar essa conversa e interação.

Existem muitas opções que podem ser adotadas, sendo interessante escolher aquelas que fazem mais sentido para o seu negócio, de acordo com as demandas do time e conforme aquilo que for viável para a realidade da empresa no momento.

Vale ressaltar que os canais de comunicação interna têm os mais variados tipos. Podemos usar meios tradicionais para fazer isso e também tecnologias modernas, que fazem, inclusive, a integração entre equipes remotas.

Sem mais delongas, confira a seguir as alternativas de canais de comunicação interna à disposição do seu negócio.

Intranet

A intranet é uma rede de comunicação exclusiva da empresa, como uma internet exclusiva. Ela é implementada por meio da aquisição ou contratação de um software, configurado para acesso restrito.

Além de favorecer o processo comunicativo, a intranet ainda auxilia na centralização de processos e permite fazer a gestão e o envio de conteúdos entre os colaboradores, os gestores e os diretores da empresa.

TV Corporativa

A TV corporativa opera como um canal de televisão comum, mas que tem o objetivo único de veicular notícias e informações relacionadas à empresa. É interessante que esse canal esteja à disposição dos colaboradores em ambientes como a cozinha e a sala de descanso, quando eles podem prestar atenção no que está sendo exibido.

Essa ferramenta pode ser utilizada para reforçar alertas e avisos, trazer informações sobre o dia a dia dentro da empresa, informar sobre eventos e veicular notícias internas de um modo geral.

Videoconferência

A videoconferência é um dos canais de comunicação interna que se popularizou ainda mais com a intensificação do trabalho remoto. Afinal, é um excelente meio para reunir colaboradores, diretores e até mesmo clientes, realizando uma reunião a distância.

Mas o interessante é que a videoconferência não precisa ser utilizada apenas com foco no trabalho. Também podemos organizar momentos descontraídos para interação e engajamento da equipe, fortalecendo os laços e o senso de pertencimento ao grupo.

Mural de recados

Esse canal entra para a lista dos mais tradicionais que você pode adotar no seu negócio, mas isso não significa que ele não tenha eficiência. É uma medida muito simples e prática de fazer o compartilhamento de informações.

É interessante adotar o mural de recados nas empresas com um time menor, ou então utilizar para comunicação interna dos setores da empresa, quando não existe necessidade de fazer o compartilhamento de uma determinada informação com todas as outras equipes.

Rede social corporativa

Esse canal funciona basicamente como uma rede social como qualquer outra. Cada colaborador tem o seu perfil e pode fazer postagens sobre os mais diferentes temas, sempre de acordo com a proposta de implementação da própria rede.

Nesse espaço, a comunicação acontece de uma forma descentralizada e até mesmo descontraída. Logo, é interessante para um engajamento que vai além do trabalho, ou então para levantar discussões sobre cursos, treinamentos e capacitação, por exemplo.

E-mail

O e-mail também entra para a lista de canais de comunicação tradicionais. No entanto, é preciso ter cuidado com o objetivo de uso porque sua eficiência é duvidosa quando se trata da interação no dia a dia. Uma mensagem importante pode ser perdida, ficar esquecida ou não receber atenção com a urgência devida.

Sendo assim, você pode preferir utilizar o e-mail quando for necessário lançar um aviso geral com relação a recessos, feriados, alguma mudança na política ou na cultura da empresa, e assim por diante.

Contudo, também é uma forma de promover uma comunicação mais personalizada, ou seja, quando é preciso conversar de forma específica com um determinado colaborador.

Softwares de gestão de projetos e processos

Esse canal centraliza os projetos que estão sendo realizados e faz a integração de todos os colaboradores que estão envolvidos nele. É uma forma de manter a organização e centralizar a comunicação, também deixando claro quais são as responsabilidades de cada um.

Utilizar um software de gestão é interessante porque é possível fazer o compartilhamento de informações, dados, arquivos ou mensagens para todos de uma só vez. Isso auxilia ainda no cumprimento de prazos e ajuda a evitar erros ou ruídos na comunicação.

Aplicativo de mensagens instantâneas

Cada vez mais as empresas estão em busca de agilidade e produtividade no dia a dia. Portanto, na hora de escolher os canais de comunicação interna, é interessante buscar por ferramentas que atendam a esse tipo de demanda, e os aplicativos de mensagens são uma excelente alternativa.

Hoje encontramos ferramentas mais específicas para uso corporativo, evitando a necessidade de usar os apps da massa. Os aplicativos são excelentes para comunicação das equipes in loco e também as remotas, e para troca rápida de informação, mesmo durante trabalhos ou tarefas externas.

Ferramentas de gestão de compartilhamento de informações de clientes

Os setores de uma empresa trabalham de uma forma integrada ou utilizando as mesmas informações. Esse é o caso de marketing, vendas, logística e compras. Então, é preciso adotar um canal de comunicação que permita a integração desses setores para o compartilhamento de dados e informações a respeito de clientes.

Um sistema CRM pode cumprir muito bem esse papel, uma vez que ele centraliza todas essas informações permitindo o acesso de profissionais de várias áreas. Além disso, disponibiliza recursos para automatização de processos e relatórios, que geram um material importante para as estratégias desses diferentes setores.

Jornais/Revistas Impressas

Com o uso intenso de canais digitais, as revistas e jornais impressos estão caindo em desuso, mas você ainda pode utilizar esses dois recursos como canais de comunicação interna no seu negócio. São uma opção interessante porque não há dependência de tecnologia nem de internet e as informações podem ser transportadas para diferentes lugares.

É possível compartilhar diversas informações de uma só vez, além de gerar uma proximidade maior com o colaborador, já que cada um recebe o seu próprio exemplar em mãos. Mas não podemos esquecer que existe o custo de impressão e a geração de resíduos.

Newsletter digital

Essa ferramenta também envolve o envio de e-mails, mas o objetivo é trazer informações relevantes, úteis, informações sobre novidades ou até mesmo promover a motivação e o engajamento dos colaboradores.

É um formato mais dinâmico, que aceita o compartilhamento de vídeos, imagens e gifs. Por isso, também pode ser utilizado com um toque de descontração. O envio costuma ser feito duas vezes por mês e tem um baixo custo de implantação, além da versatilidade de trazer qualquer tipo de informação de acordo com o momento da empresa.

Aplicativos

As empresas podem desenvolver os seus próprios aplicativos para servirem como canais de comunicação interna. São uma boa alternativa por causa das várias funcionalidades que podem ser implantadas, além da possibilidade de alcançar e gerenciar as equipes remotas e os colaboradores que estão em viagem de trabalho.

Rádio Corporativa

A rádio corporativa segue uma proposta similar à TV, com a diferença de que o formato de conteúdo é veiculado apenas em áudio. Você pode adotar para se comunicar com as equipes que estão no chão da fábrica e ainda para veicular informações e recados nos espaços onde há grande circulação de pessoas e colaboradores. É possível criar uma programação bem atrativa e dar os avisos em momentos específicos do dia.

Caixa de sugestões

Finalizando as alternativas de canais de comunicação interna, temos mais um tradicional e fácil de implantar. Você só vai precisar de um recipiente ou uma caixa, papel e caneta. O objetivo é colher ideias e sugestões dos colaboradores para otimizar processos da própria organização.

Podemos deixar esses profissionais à vontade para falar sobre aquilo que quiserem ou então fazer pesquisas internas sobre aspectos específicos que desejam avaliar. Vai depender da estratégia de cada negócio.

Qual a importância da comunicação interna?

Você já ouviu o ditado que diz que é conversando que a gente se entende? Ele também pode ser aplicado nessa situação. É fundamental considerar que todos os colaboradores de uma determinada empresa trabalham em prol do mesmo objetivo, ainda que suas tarefas sejam diferentes.

Sendo assim, devemos estabelecer a conexão entre essas pessoas, já que elas são peças de uma mesma engrenagem. Além disso, é fundamental que a empresa se comunique com os seus colaboradores para que eles não trabalhem às cegas.

Um bom processo de comunicação interna é indispensável para:

• fazer o gerenciamento eficaz de equipes presenciais e remotas;
• manter a interação e o engajamento das equipes;
• promover mais transparência na gestão;
• garantir o alinhamento das equipes dos projetos;
• manter os colaboradores alinhados à cultura da empresa;
• aumentar a produtividade geral do negócio;
• evitar o gasto de tempo;
• minimizar a ocorrência de erros e de retrabalho;
• promover mais motivação para os colaboradores;
• manter todos atualizados e informados sobre aquilo que acontece na empresa.

Você pode adotar mais diferentes canais de comunicação interna, uma vez que eles são implementados conforme os objetivos do processo comunicativo. Portanto, estabeleça a sua estratégia e escolha as ferramentas que se alinham melhor a elas para garantir uma interação satisfatória e eficiente entre os colaboradores, as equipes, os diretores e a empresa.

Já que você se interessou por esse tema, aproveite para conferir este artigo que mostra os tipos de canais de comunicação com o cliente e as diferenças entre eles.